Vrijwilligers werven via evenementen: een onderbenutte kans

De vrijwilliger die nooit werd gevraagd

Er is een paradox in de welzijnssector die ik keer op keer tegenkom. Aan de ene kant klagen organisaties dat ze te weinig vrijwilligers kunnen vinden. Aan de andere kant organiseren diezelfde organisaties evenementen voor honderden mensen uit precies de doelgroep die het meest geneigd is om vrijwilligerswerk te doen, zonder ooit expliciet de vraag te stellen of iemand actief wil worden.

Bij Stichting de Baan organiseerden we een netwerkevenement voor welzijnsprofessionals. In de enquête na afloop vroegen we voor het eerst: "Zou jij je als vrijwilliger willen inzetten voor een project van Stichting de Baan?" Drieëntwintig procent van de respondenten zei ja. Dat zijn concrete leads voor vrijwilligersinzet die er zonder die vraag nooit waren gekomen.

Evenementen als vrijwilligerspool

Elk evenement bouwt aan je netwerk van betrokken mensen. Deelnemers die de moeite nemen om naar jouw bijeenkomst te komen zijn al geselecteerd op basis van interesse en betrokkenheid. Dat zijn precies de mensen die ook bereid zijn om een stap verder te gaan als je ze de juiste kans aanbiedt.

De werving begint niet na het evenement maar al bij de registratie. Voeg een vrijwilligersvraag toe aan je aanmeldformulier: "Ik ben geïnteresseerd in vrijwilligerswerk bij [organisatienaam]." Geen commitment, geen druk. Alleen een signaal van interesse dat je kunt opvolgen.

Tijdens het evenement: zichtbaarheid van vrijwilligerswerk

Maak vrijwilligerswerk zichtbaar op het evenement zelf. Dat kan op drie manieren:

Introduceer je vrijwilligers expliciet

Bedank je vrijwilligers publiekelijk aan het begin of einde van het evenement. Laat hen even staan. Geef hen een naam tag of badge die hen onderscheidt. Dat humaniseert vrijwilligerswerk en maakt het concreet voor mensen die overwegen het te doen.

Sluit een korte vrijwilligerswerving in het programma

Vijf minuten aan het einde van het programma: "Wij zoeken mensen die [concreet]. Interesse? Kom na afloop even langs aan de informatietafel of scan deze QR code." Niet meer dan dat. Vrijwilligerswerving moet aanvoelen als een uitnodiging, niet als een smeekbede.

Gebruik geleide matching

Als je bij registratie vrijwilligersinteresse hebt gevraagd en bij check-in een matching systeem gebruikt, kun je deelnemers tijdens het evenement koppelen aan relevante vrijwilligersvacatures. Bijeen.app koppelt het vrijwilligersbeheermodule direct aan de evenementenregistratie. Deelnemers die interesse hebben opgegeven bij aanmelding ontvangen na het evenement een gepersonaliseerd bericht over passende vrijwilligersmogelijkheden.

Follow-up na het evenement

De wervingskans is het grootst in de 48 uur na het evenement. De deelnemer is positief gestemd, de ervaring is vers en de motivatie is hoog. Stuur een gerichte follow-up naar iedereen die vrijwilligersinteresse heeft getoond:

1. Bedank ze voor hun deelname en hun interesse

2. Beschrijf één concrete vrijwilligersrol die past bij hun profiel

3. Voeg een duidelijke call to action toe: "Plan een kennismakingsgesprek van vijftien minuten"

4. Maak de eerste stap zo laagdrempelig mogelijk

Vrijwilligers die via evenementen zijn geworven zijn gemiddeld vijftig procent loyaler dan vrijwilligers die via een advertentie zijn binnengekomen. De gedeelde ervaring van het evenement schept al een band met je organisatie voordat ze ook maar één uur hebben gewerkt.

De integratie met Platform DAAR

Voor organisaties die werken met Platform DAAR, het vrijwilligersmatchingplatform met AI-profielen, is Bijeen.app direct integreerbaar. Deelnemers die bij registratie voor een Bijeen evenement aangeven open te staan voor vrijwilligerswerk kunnen automatisch worden doorgeleid naar het DAAR matchingproces. De resultaten zijn zichtbaar voor de organisatie in het Bijeen dashboard. Dit is de meest geavanceerde vorm van evenementgedreven vrijwilligerswerving die op dit moment beschikbaar is in de Nederlandse welzijnssector.

Veelgestelde vragen

Hoe vraag ik om vrijwilligersinteresse zonder opdringerig te zijn?

Maak het een optie, geen verwachting. Een eenvoudige vraag op het aanmeldformulier ("Ik ben geïnteresseerd in vrijwilligerswerk") is neutraal en niet opdringerig. Volg alleen op bij mensen die dit vakje hebben aangevinkt. Stuur geen wervingsberichten naar alle deelnemers die daar niet om hebben gevraagd.

Wat is het ideale profiel voor een vrijwilliger die via een evenement wordt geworven?

Er is geen ideaal profiel. Wat wel geldt: vrijwilligers die via evenementen worden geworven zijn doorgaans al bekend met de sector en je organisatie. Ze hebben een concrete aanleiding en betrokkenheid. Dat maakt ze sneller inzetbaar dan vrijwilligers zonder voorkennis. Stem de vrijwilligersrol af op de expertise die de persoon meebrengt in plaats van te zoeken naar iemand die past in een vaste mal.

Hoe houd ik bij welke deelnemers vrijwilligers zijn geworden?

Via Bijeen.app is de koppeling tussen evenementdeelname en vrijwilligersprofiel automatisch. Je kunt per vrijwilliger zien via welk evenement hij of zij is ingestroomd, wat de match was en hoe actief ze sindsdien zijn geweest. Dat is waardevolle data voor je vrijwilligersbeleid en je impactrapportage.